SICOP, beneficios y gestión de riesgos / Outsourcing  

 

Para los que no vivieron la contratación pública hace unos quince años y más, tal vez no es tan perceptible el beneficio que representa el uso de un sistema de compras pública electrónico. Antes de esto, manejábamos expedientes de miles de folios (aveces amarillos y manchados), en proveedurías dispersas, con procedimientos de control opacos, y presentar una oferta en una licitación tenía costo y riesgos muy diferentes.

El Sistema Digital Unificado (SDU) de Compras Públicas en Costa Rica, SICOP, es una herramienta central para la gestión de las contrataciones del Estado. De acuerdo con la Ley General de Contratación Pública (Ley N.° 9986) y su reglamento, estas son cinco de sus funciones principales:

1. Simplificación y estandarización de procesos: SICOP está diseñado para simplificar, estandarizar e integrar todos los procesos de la cadena de abastecimiento del sector público costarricense. Esto implica que las instituciones del Estado y las empresas oferentes deben utilizar procedimientos tramitados en un único sistema digital.
2. Transparencia y publicidad: SICOP garantiza la total transparencia y publicidad de cada uno de los procedimientos, documentos e información relacionada con los procesos de compra. Esto permite los empresarios ver el expediente electrónico de compra sin costo.
3. Administración de catálogos y registros: La Dirección de Contratación Pública es la encargada de administrar el catálogo electrónico de bienes, el banco de precios y el registro de proveedores dentro del SDU. La homologación de los bienes mediante un catálogo facilita la generación de estadísticas comparables entre instituciones.
4. Compra electrónica y eficiencia:  SICOP promueve la contratación electrónica, lo que permite ahorros derivados de una mayor competencia, mejores precios, reducción en los plazos y trazabilidad de los procesos.
5. Control y seguimiento: El SDU permite al Estado controlar lo que está comprando, procurar economías de escala y obtener mejores condiciones en el proceso de adquisición. Además, facilita el registro de la evaluación, sanciones y apercibimientos a proveedores, permitiendo que otras administraciones conozcan en detalle los antecedentes de las empresas.

Entre tantos beneficios o mejoras del sistema, tenemos nuevos riesgos en todos los procesos, incluyendo los riesgos para la empresa oferente, como los propios de presentar un recurso de objeción al pliego de condiciones, ofertar, apelar o defenderse de una penalización, durante la ejecución contractual, entre otros, en los que es imprescindible el manejo de una herramienta que ha crecido y no deja de hacerlo en funciones, requisitos, y procedimientos

Gestión de riesgos de la empresa por el uso de SICOP

Con el paso del tiempo y más de una década de uso intenso, la herramienta de compras públicas SICOP se ha vuelto más amplia, compleja, exigente y su uso eficiente demanda conocimiento y práctica a los usuarios.

Un empresario que desconoce la variedad de condiciones, requisitos y funciones de SICOP, enfrenta varios riesgos al participar en licitaciones reguladas por la Ley General de Contratación Pública, entre ellos:

• Desventaja competitiva: No conocer el SICOP puede llevar a errores en la presentación de ofertas o incumplimiento de requisitos formales, resultando en la descalificación de la oferta y pérdida de oportunidades.
• Falta de transparencia:  SICOP garantiza la transparencia en los procesos de compra. No manejar el sistema impide acceder a información crucial, como plazos, modificaciones y resultados, afectando la capacidad de tomar decisiones informadas.
• Ineficiencia operativa: SICOP está diseñado para simplificar y estandarizar los procesos. No utilizarlo implica trámites más lentos, mayor riesgo de errores, nulidades, menor eficiencia en la gestión de la participación en licitaciones, y daño económico

¿Le ha llegado una solicitud de aclaración a la oferta por correo electrónico?

Tanto la actuación de la Administración, como del empresario oferente en una licitación, pueden generar diferencias serias entre las partes y nulidades.

¿Le han solicita un cambio en el alcance de la obra o que firme una adenda fuera del sistema SICOP?

Pues el contratista, ya en la etapa de ejecución del contrato público, enfrenta estos riesgos de nulidades y sanciones.

Estos riesgos son difíciles de controlar, pues si bien SICOP unifica la compra pública, no cambia la dispersión del Estado, la mala praxis y sus limitaciones para seguir las reglas de juego.

¿Cómo se gestiona el riesgo SICOP?

Una alternativa lineal para empresas de mediano y gran tamaño pueden ser tener personal de planta capacitado, con las consecuencias económicas, legales y de riesgo por la dependencia, así como la inversión en entrenamiento constante.

Así, la evolución y el alto grado de profesionalización que demanda la compra pública en todos sus ámbitos, abre la posibilidad de contar con nuevos servicios de outsourcing y tercerización de funciones especializadas, incluyendo el manejo del sistema electrónico de compras públicas SICOP, como  por otro lado, sucede con los servicios legales de abogado especialista en contratación pública.

El contar de forma fiable, con servicios tercerizados para SICOP puede permitir al empresario enfocarse en la parte sustantiva de su oferta,  ejecución del contrato público y aplicar aquello de “zapatero a tus zapatos”, administar mejor el riesgo de perder negocios y  de tener sanciones económicas.